האם תחזוקת משרד חייבת להיות "תיק"? מסתבר שלא. משרדים משותפים הפכו לסטנדרט מוביל בתחומים ובתעשיות מסוימים. הם מייצרים אווירת עבודה משותפת, רוח צוות ויצירתיות שוקקת. משרדים משותפים מאפשרים העברת ידע, השראה והידוק רשת של קשרים עם אחרים. היתרונות הללו באים לידי ביטוי גם בקרב בעלי עסקים ופרילנסרים, אשר נוהגים מעת לעת לשכור משרדים או חדרי ישיבות, במודל גמיש. יתרון חשוב נוסף של מודל המשרדים המשותפים טמון בניהול ותחזוקה בפורמט המזכיר את מלונות הכל כלול.
עיצוב וריהוט על חשבון הבית
במודל הוותיק, מי ששכר משרד נדרש בדרך כלל לרהט ולאבזר אותו. אבל במודל הגמיש, שבא לידי ביטוי לא רק בהשכרת משרדים לתקופות גמישות אלא גם בהשכרת חדרי ישיבות להשכרה לפי שעה, כל נושא הריהוט והעיצוב מהווים חלק מהשירות. אפשר לומר כי כל מה שקשור עם עיצוב וריהוט, נראות ואווירה, מגיעים "און דה האוס", על חשבון הבית. במשרדים משותפים ניתן למצוא בדרך כלל פתרונות בדמות שלל משרדים, המצטיינים בעיצוב חדשני ופתוח. העיצוב וסביבת העבודה באים לידי ביטוי בפונקציונליות המשתלבת בטבעיות עם עיצוב מרהיב ונעים. על פי רוב, לצד סביבת העבודה עצמה, ישנם חללי התרגעות ומנוחה, עם דגש על עיצובים ביתיים, חינניים וחמימים.
להגיע למשרד מסודק ונקי תמיד
במשרדים משותפים, השירת של קבלת משרד, חלל עבודה משותף או חדרי ישיבות מעוררי השראה, מגיע לצד סדר מופתי. ספק השירות אחראי לכך שכל התחזוקה תתבצע בקביעות. ניקיון וסדר אינם צריכים להדאיג וישנה שגרה קבועה של תחזוקה, שמבוצעת בקפדנות. משמעות הדבר היא שלכל משרד שבו בוחרים או לכל חלל עבודה שאליו נכנסים, תמיד הדברים יעמדו על מקומם, מסודרים, נקיים מטופחים. אם יש עציצים, יש ברקע מישהו שמשקה ומטפח. את השטיחים, יש תמיד מישהו ששואב ומנקה. את פחי האשפה, יש תמיד מישהו שמרוקן ומנקה. כך גם במטבחון ובחדרי השירותים. מטהרי אוויר, סבונים, נייר טואלט, חלב במקרר, מלאי תה או קפה לכולם – תמיד יש מי שדואג לכך.
כל המערכות מתקתקות ופועלות
במשרדים משותפים, אווירת העבודה נועדה לאפשר פרודוקטיבית בכל רגע נתון. כשמגיעים למשרד, לחלל העבודה או לחדרי הישיבות, באים כדי לעבוד ולא כדי להתעסק בשום דבר אחר. זאת אומרת שתמיד יש מי שמתחזק את מערכת החשמל, את הרשתות, את האינסטלציה ואת כל היתר. מבחינת מי שמגיע לעבוד, כל הדברים הללו נעשים בשקיפות, ברקע, וטוב שכך.
בשורה התחתונה, ניתן להגדיר את תחום המשרדים משותפים תחת השם – "משרד כשירות". הלקוח מקבל פתרון כולל, ולא נדרש להתעסק עם שום דבר שקשור בתחזוקה. כל מה שצריך כדי להתחיל לעבוד, הוא להגיע עם הלפטופ, להדליק אותו ולהיכנס לעניינים. זמן נטו שמושקע בעבודה, עם גמישות מיטבית, תוך כדי תנועה.
